Referencia
Guia de procesos
El flujo completo paso a paso. Cambia entre la guia del staff (lo que hace cada departamento) y la guia del asesor (lo que el asesor recorre desde la captacion hasta la firma).
Coordinacion
Eje operativo de la oficina. Recibe, distribuye y registra todo lo que entra y sale: leads, candidatos, documentacion, peticiones, reservas, publicaciones.
Funciones del dia a dia
Cada manana, los portales envian leads al correo coordinacion@. Coordinacion los relaciona y distribuye entre los colaboradores externos segun zona, experiencia, implicacion y empatia. Maximo 2 contactos vendedores por asesor a la semana.
Verifica que las ultimas publicaciones cumplan las normativas: Mandato de Confianza firmado, alta correcta en 21online y actualizacion en Idealista, Fotocasa, Pisos.com, Habitaclia y Globaliza.
Solicitudes recibidas via formulario. Coordinacion confirma, tramita en sede.registradores.org y responde por correo al asesor con copia a Gerencia y Procesos.
El asesor solicita por correo. Coordinacion reserva y los participantes confirman disponibilidad.
Mantiene 4 carpetas principales: Documentos personales, Expedientes activos (C0125-00XXX), Expedientes cancelados, Expedientes vendidos o alquilados. Mueve cada carpeta segun el estado real del expediente.
Recibe a clientes, propietarios y compradores que acuden a la oficina.
Recibe el documento firmado del asesor, registra el ID de prospeccion y crea etiqueta en Trello (seccion captaciones) mencionando a Procesos para su revision.
Acciones por evento
| Cuando ocurre | Que hace el departamento |
|---|---|
| Al recibir oferta firmada | Reenvia a Contabilidad y notifica al staff. Verifica que llegue el 1% en 24h. |
| Al recibir arras firmadas | Sube contrato y justificante al Drive. Verifica con Contabilidad el ingreso del 9% en 48h. |
| Al recibir fecha de notaria | Activa los preparativos. Reenvia a Procesos y Contabilidad para que preparen desgloses y facturas. |
| Cierre de expediente | Recoge documentacion del archivador y la entrega a Contabilidad. Mueve carpeta de Drive a 'Expedientes vendidos/alquilados'. |